7 Tipps für das Terminieren von Telefonaten

in Telefon-Know-how | by Claudia Fischer | on Januar 26th, 2011 | Kommentare deaktiviert

Sie haben mit Ihrem Kunden soeben einen Rückruftermin vereinbart? Gerade um das Vertrauen Ihres Kunden zu stärken, ist das absolute Einhalten dieses Termins extrem wichtig. Für die Organisation solcher (Rückruf-)Telefontermine hier meine Top-7-Tipps für Sie:

Führen Sie einen elektronischen Terminkalender, auf den Ihre Vertretung bei Bedarf jederzeit zugreifen kann. So ist auch im Falle einer plötzlichen Abwesenheit (z. B. Krankheit) eine Ad-hoc-Vertretung gewährleistet.
Notieren Sie in dem Moment, in dem Sie jemandem einen Rückruf versprechen, den Termin in Ihrem CRM und wenn erforderlich zusätzlich in Ihrem Kalender – samt Telefonnummer, sofern diese nicht gespeichert ist.
Notieren Sie sich stichpunktartig den Grund Ihres Rückrufs.
Priorisieren Sie diesen Rückruf: A = sehr wichtig, B = besser heute als morgen, morgen geht aber auch noch, C = eilt nicht.
Machen Sie einen Wochenplan, wen Sie wann anrufen wollen! Legen Sie inhaltlich ähnliche Telefonate zeitlich zusammen.
Nutzen Sie die Termineinladungsfunktion von z. B. Outlook oder Lotus Mail für Ihre Terminbestätigungen. Das spart die Zeit einer separaten Mail und stellt sicher, dass Sie und Ihr Gesprächspartner den gleichen Termin im Kalender haben.
Terminieren Sie herausfordernde Telefonate oder Gesprächspartner auf Tageszeiten, an denen Sie sich besonders wohl und fit fühlen (Tipps zu atemtyprichtigen Verhaltensweisen lesen Sie in „Maximale Telefonpower“.)

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