Kommunikationschaos oder rechtsverbindliche Mails?

in Wissenswertes | by Claudia Fischer | on Januar 13th, 2010 | Kommentare deaktiviert

Die wachsende Nachrichtenflut durch E-Mails hat sich zu einer echten Herausforderung entwickelt. Denn E-Mail ist – neben dem Kommunikationsmittel Telefon – zu einem Hauptbestandteil der Kommunikation. In folgendem Gastbeitrag von Carsten Fischer lesen Sie, wie Sie dem Kommunikationschaos der Mails entfliehen:

Oft werden selbst komplexe Inhalte gemailt. Fast jeder E-Mail-Verkehr führt zum Erstellen neuer Dokumente, deren Organisation nicht nur Zeit frisst, sondern stetig steigende Kosten verursacht. Ganz zu schweigen von der je nach Filter und Sicherheitsvorkehrungen immer noch wachsenden Flug von Junk- und Spam-Mails. Grundsätzlich gilt: Geschäfte werden von Mensch zu Mensch gemacht und gesprochene Worte klären vieles schneller, sind förderlicher für die Beziehungsebene. E-Mails erleichtern schriftliche Kommunikation, machen gemeinsames Arbeiten möglich und werden von vielen aufgrund der Geschwindigkeit im Vergleich zu Post deutlich bevorzugt.

Vom Gesetzgeber naht Hilfe: In 2010 wird das sogenannte DE-Mail – Projekt der Bundesregierung Wirklichkeit werden, welches erstmals eine gesicherte Mailkommunikation OHNE großen technischen Aufwand ermöglichen wird. Damit wird dann eine E-Mail rechtsverbindlich und auf die gleiche Stufe wie ein “Einschreiben” oder “Einschreiben – Rückschein” gestellt.

Die Datenmengen in Unternehmen explodieren. Wer den Überblick bei der Verwaltung all der Dokumente nicht verlieren will, wird künftig nicht mehr auf unterstützende Software-Lösungen verzichten können. Und so steigt die Nachfrage nach speziellen Dokumenten-Management-Lösungen, mit denen sich sämtliche digitalen Unterlagen im Überblick behalten lassen – und zwar in nur einer einzigen Anwendung: strukturiert, einfach und vor allem schnell.

Carsten Fischer, Dipl.-Ing. und Geschäftsführer von Fischer Software, Berlin, entwickelte hierfür mit seinem Team die IT-Lösung Outlook Infodesk. Infodesk ist eine vollständig in Microsoft Outlook integrierte Dokumentenverwaltung (bislang einmalig am Markt) ist ermöglicht es, aus jedem Outlook-Kontakt heraus einen Vorgang zu generieren.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter telefoniert mit einem Kunden und möchte im Anschluss ein Gesprächsprotokoll erzeugen. Dafür klickt er in der Kontaktkarte des Kunden lediglich auf „Neuer Vorgang“ und gibt als Betreff „Gesprächsprotokoll“ ein. Mit einem weiteren Klick auf „Dokument erzeugen“ erscheinen verschiedene Vorlagen, aus denen der Mitarbeiter z. B. eine Briefvorlage auswählt. Die korrekten Adressdaten, Anrede und Betreff werden automatisch eingefügt. Das Protokoll ist in wenigen Minuten erstellt und kann direkt per E-Mail an den Kunden übermittelt werden. Vorgänge können an Kollegen delegiert und terminlich auf Wiedervorlage gelegt werden – so ist der interne Kommunikationsfluss gewährleistet.

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