Urlaubszeit – Anrufbeantworterzeit!?

in Aktuelles | by Claudia Fischer | on August 5th, 2010 | 2 Comments

Erholung, Ruhe, Entspannung, das wünschen Sie sich für Ihren Urlaub. Gleichzeitig bedeutet das für Ihre Kunden: Sie sind per Telefon nicht erreichbar. Wie damit umgehen? Hier ein paar Tipps zur Erreichbarkeit während des Urlaubs.

1. Informieren Sie Ihre Kunden.
Gerade, wenn Sie längere Zeit abwesend sind und aktuell wichtige Projekte betreuen, ist es immens wichtig, dass Ihre Kunden rechtzeitig von Ihrem Urlaub erfahren. Informieren Sie sie, wer in Ihrer Abwesenheit Ansprechpartner für das Projekt ist und dass dieses weitergeführt wird.

2. Informieren Sie Ihre Kollegen
Eine Umleitung Ihres Telefons auf einen Kollegen ist die effektivste und kundenfreundlichste Möglichkeit, Ihre Kunden betreut zu wissen. Selbstverständlich ist es elementar, dass der entsprechende Kollege im Vorfeld informiert und in die Projekte eingeführt wird.

Sollte eine Umleitung auf einen Kollegen schwer möglich sein, empfiehlt sich die Zentrale, die selbstverständlich ebenfalls zumindest über Ihre Urlaubsdauer Auskunft geben können sollte.

3. Anrufbeantworter aktuell halten
Gerade bei einem Kurzurlaub kann es sinnvoll sein, die Kunden mit dem Anrufbeantworter zu verbinden. Wichtig hierbei: Der Text des AB sollte stets aktuell sein. Wenn Sie nicht garantieren können, den Anrufbeantworter täglich abzuhören, bitten Sie einen Kollegen darum.

4. Anrufbeantworter positiv besprechen
Die Ansage Ihres Anrufbeantworters ist der erste Eindruck Ihres Kunden (zumindest für diesen Tag). Besprechen Sie Ihren Anrufbeantworter deshalb mit positiv klingender Stimme und mit Zauber-Worten – Tipp: lächeln Sie beim Sprechen.

5. Auch Ihre Kollegen sind Ihre Kunden!
Einen Zusatztipp schrieb Doğan Güneş über Facebook: Auch Kollegen sind Kunden. Gerade wenn Ihre Kollegen Sie vertreten oder Ihre Kunden telefonisch betreuen, ist es wichtig, dass Sie diese Aufgabe an ihn als Partner – und nicht als Ersatzmann – weitergeben. Der Grund ist, dass “jeder im Unternehmen wie ein Kunde behandelt werden sollte, denn auch der Mitarbeiter ist sowohl Kunde als auch Lieferant der eigenen Firma.”

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